چرا باید از راهکارهای یکپارچه برای مدیریت کسب‌وکار خرده‌فروشی استفاده کنیم؟
کسب‌وکارهای توسعه‌یافته خرده‌فروشی که از سیستم‌های جزیرهای استفاده می‌کنند، با مسائل گوناگونی مواجه هستند و ممکن است این مسائل به اندازه‌ای جدی باشند که جلوی رشد سازمان را بگیرند.
در ادامه به چهار مساله اصلی که می‌تواند رشد سازمان را متوقف کنند، اشاره می‌کنیم:
هدررفت بهره‌وری کارکنان: فرآیندهای نامناسب و غیریکپارچه، زمان انجام کارها را برای کارکنان افزایش می‌دهد، سبب بروز اشکال و خطا می‌شود و آنان را از وظایف اصلی و مهم‌شان دور می‌کند.
فرآیندهای مهمی مانند سفارش‌گذاری، صدور اسناد فروش، تحویل کالا، تایید بدهی‌ها، صدور اسناد مالی، تسویه با تامین‌کنندگان و تحویل سفارش‌ها در فروشگاه، در کنار فروش پورسانتی کالا، نیازمند انجام عملیات در حوزه‌‌های متعددی از جمله انبار، خرده‌فروشی، حسابداری، دریافت و پرداخت و جبران خدمات (حقوق و دستمزد) است؛ با یکپارچه نبودن این حوزه‌ها، کاربران فروشگاه و دفتر مرکزی مجبور به ورود دوباره اطلاعات هستند که زمانبر و با احتمال بروز خطا همراه است.
حال فرض کنید بخشی از سفارش‌ها لغو شود و کاربر مجبور به اصلاح بخشی از اطلاعات ثبت شده قبلی باشد؛ در این موقعیت، زمان بسیاری صرف تجزیه و تحلیل و به‌روزآوری اطلاعات سایر حوزه‌ها خواهد شد. چنین موضوعاتی منجر به کاهش چابکی کسب‌وکار خرده‌فروشی می‌شود.
نداشتن تصویری در لحظه از کسب‌وکار: وقتی سیستم‌های نرم‌افزاری یکپارچه نباشند، سازمان داده‌های مختلفی دارد که در برخی بخش‌ها همپوشانی دارند. در نتیجه، مدیران سازمان نمی‌توانند در لحظه تصویری واضح و روشن از تمام کسب‌وکارشان داشته باشند و تهیه چنین گزارشی که همه جنبه‌های مالی، بازاریابی، انبار و فروش را دربرداشته باشد، کاری سخت و هزینه‌بر است. بیشتر این شرکت‌ها، از تهیه منظم چنین گزارش‌هایی صرف‌نظر می‌کنند، شرکت‌هایی هم که به‌دنبال تهیه این گزارش‌ها می‌روند، مجبورند برای ربط دادن اطلاعات فاقد ارتباط با تنوع زمانی و احتمالا خطادار سیستم‌های گوناگون، زمان بسیاری صرف کنند، در نتیجه مدیران مجبورند اقدامات مهم را با کندی و پس از تهیه چنین گزارشی انجام دهند یا براساس حس و بدون تکیه بر اطلاعات صحیح، تصمیم بگیرند. این موضوع برای کسب‌وکار می‌تواند خطرناک باشد.
هزینه و پیچیدگی یکپارچه نگهداشتن راهکارهای غیریکپارچه: با استفاده از راهکارهای غیریکپارچه، زمان بسیاری از تیم IT سازمان، صرف یکپارچگی و نگهداشت سیستم‌های مختلف می‌شود. همچنین هنگامی که یکی از سیستم‌ها نیازمند به‌روزآوری باشد، زمان بسیاری صرف تطبیق سایر سیستم‌ها برای نگهداشت همه سیستم‌ها و کار کردن بهینه آنها در کنار هم می‌شود؛ در حالی‌که این ظرفیت می‌تواند صرف توسعه کسب‌وکار شود. با این شیوه، هزینه‌های نگهداری سیستم‌ها همواره صعودی خواهند بود.
ناتوانی در پاسخگویی مناسب به افزایش تقاضای مشتریان: جذب مشتری و افزایش درآمد، کلید موفقیت کسب‌وکارهاست و در بازار رقابتی، ضروری است که فروشگاه‌ها تجربه خرید خوبی برای مشتریان فراهم کنند، وگرنه با ریسک واگذاری بازار خود به رقبا مواجه می‌شوند. در مواقعی که مشتریان نمی‌توانند اطلاعات سفارش‌هایشان را به‌سرعت دریافت کنند و با موجودی ناکافی انبار مواجه می‌شوند یا درخواست‌هایشان در زمان مناسبی پاسخ داده نمی‌شود، ناراضی می‌شوند و تمایل آنان به سفارش و خرید دوباره، کاهش می‌یابد. راهکار نرم‌افزاری یکپارچه، صحت اطلاعات ارائه‌شده به مشتری را تضمین می‌کند و مشتری با تجربه خرید مناسبی مواجه می‌شود؛ کارکنان نیز به‌سرعت می‌توانند به اطلاعات وضعیت مشتریان و سلایق خرید آنان برای پاسخگویی مناسب به درخواست‌های جدیدشان، دسترسی داشته باشند.
مزایای استفاده از راهکار یکپارچه در مدیریت کسب‌وکار خرده‌فروشی
برای حفظ رشد کسب‌وکار خرده‌فروشی، ضروری است راهکارهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) به‌طور یکپارچه، مبتنی‌بر پایگاه داده و فرآیندهای سازمانی یکپارچه به‌کار گرفته شود. استفاده از چنین راهکارهایی، توانایی صرفه‌جویی در هزینه‌ها و بهره‌وری سازمانی را افزایش می‌دهد. در زیر به چند نمونه از آنها اشاره می‌شود:
افزایش کارایی فرآیندها در سازمان: در سطح سازمان فرآیندهای کلیدی بسیاری همچون سفارش‌گیری، صدور فاکتور، تسویه با تامین‌کنندگان، جمع‌آوری وجوه نقد از فروشگاه، مدیریت انبار و صدور اسناد حسابداری فرآیندهای مختلف مالی وجود دارد، استفاده از راهکارهای یکپارچه به سازمان‌ها کمک می‌کند که از ظرفیت سرمایه انسانی موجود در سازمان بهتر بهره ببرد و توان نیروهای موجود را برای انجام فعالیت‌های ارزشمندتر و ایجاد نوآوری و توسعه کسب‌وکار متمرکز کند. یافته‌ها نشان می‌دهد با به‌کارگیری راهکارهای نرم‌افزاری یکپارچه، عملیات تجمیع و بستن اسناد حسابداری ۵۰درصد، بهره‌وری در فروش 5/12درصد و گردش انبار ۵۰درصد بهبود داشته‌اند. براساس همین یافته‌ها، زمان پردازش سفارش‌های مشتریان نیز تا ۶۶درصد کاهش یافته است.
تصویر در‌لحظه از کسب‌وکار: داشتن تصویری در‌لحظه از کسب‌وکار با دسترسی در هر لحظه و از هر کجا، با دقت بالا و بدون نیاز به سنجش و راستی‌آزمایی در سیستم‌های مختلف، برای تصمیم‌گیری دقیق بسیار مهم است. برای نمونه، با در اختیار داشتن اطلاعات در‌لحظه، کسب‌وکار خرده‌فروشی شرکت König Wheels در مدت چهار سال، اندازه کسب‌وکار خود را دو برابر و سالانه ۱۲۰هزار دلار صرفه‌جویی کرده است.
صرفه‌جویی در هزینه‌های IT و نگهداشت سیستم‌ها: بی‌نیازی از خرید، نصب و نگهداشت سیستم‌های متنوع و مدیریت ارتباط بین آنها توسط تیم IT، کاهش درخور توجهی در هزینه‌ها خواهد داشت. این هزینه‌ها می‌تواند صرف بهبود فرآیندهای مهم کسب‌وکار شود.
شتاب در توسعه کسب‌وکار: با استفاده از راهکارهای یکپارچه، کانال‌های فروش و خدمات سریع‌تر گسترش می‌یابند و با داشتن تصویری دقیق از کل کسب‌وکار، عملیات فروش به مشتریان با کارایی بهتری پیش خواهد رفت.
توسعه نوآوری‌ها: سهولت تغییر فرآیندها این امکان را فراهم می‌کند که کارکنان براساس تخصص‌های خود، تغییرات لازم برای بهبود عملکرد سازمان را اعمال کنند و تیم IT، از ظرفیت خود برای ارائه راهکارهای نوآورانه به‌منظور ایجاد ارزش افزوده استفاده کند و سازمان را به سمت موفقیت بیشتر سوق دهد.
با توجه به آنچه گفته شد امروزه کسب‌وکارهای خرده‌فروشی تلاش می‌کنند با استفاده از راهکارهای تخصصی و یکپارچه، روند حرکتی خود را رو به رشد و در مسیر توسعه نگه دارند و با کنار گذاشتن نرم‌افزارهای جزیرهای که سبب ایجاد تنگناهای متعدد در فرآیندهای کسب‌وکار، کاهش کارایی کارکنان و جلوگیری از چابکی سازمان می‌شود، هزینه‌های سازمان را کاهش دهند.
نویسنده: محسن افتخاری،
مهندس فروش همکاران سیستم
