در این شماره از مجله تجارت طلایی قصد دارم تا از هفت عملکرد حیاتی مدیریت صحبت کنم.
همه ما می‌دانیم و بارها در مقالات قبل هم ذکر کرده‌ام که نیروی انسانی بزرگ‌ترین سرمایه شرکت‌ها محسوب شده و در راس این موضوع، پوزیشن مدیریت بسیار قابل اهمیت است.
در مدیریت، برای ارائه بهترین کار، باید در هر یک از این هفت حوزه، کارایی خوب و قابل قبولی داشته باشید. فقدان هر یک از این عملکردهای هفت‌گانه، می‌تواند منجربه شکست شما به‌عنوان یک مدیر عالی شود.
1- برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی مهم‌ترین مهارت مدیریتی و اولین عملکرد حیاتی است. توانایی شما در برنامه‌ریزی دقیق آنچه می‌خواهید یا آنچه که باید انجام شود، شما را قادر خواهد کرد تا خیلی بیشتر و بهتر از فردی که بی‌برنامه است، کارهای خود را انجام دهید؛ در حقیقت این خصوصیت شما را نسبت به بقیه همکاران متمایز می‌کند و خیلی سریع باعث پیشی گرفتن از رقبا می‌شوید.
قانون پیروزی در مدیریت، ثبت تفکر روی کاغذ است. اهداف خود را بنویسید و کاملاً آن‌ها را شفاف‌سازی کنید. فهرستی با جزئیات کامل از هر قدمی که برای رسیدن به اهداف خود می خواهید بردارید، تهیه کنید. چک لیستی از آن کارها به ترتیب اولویت زمانی تهیه کنید تا بدین ترتیب بتوانید طبق آن مرحله پیش بروید.
هرچه هدف و برنامه‌ریزی‌ها شفاف‌تر باشند، سریع‌تر و بهتر می‌توان کارها را انجام داد.
لازم به ذکر است که اهداف کاملا باید حقیقی و واقعی باشند؛ نسبت به ابزاری که در اختیار شماست و دایره عملکردی که برای شما در سازمان تعریف شده است، باید تمامی برنامه‌ریزی‌های خود را انجام دهید.
2- سازماندهی
دومین عملکرد حیاتی مدیریت، سازماندهی است. زمانی که برنامه‌ریزی را انجام دادید، باید افراد، سرمایه، منابع و سایر نیازها را گرد آورده تا اهداف‌تان را به واقعیت تبدیل کنید.
بهترین مدیران، بهترین در برنامه‌ریزی و سازماندهی هستند. در نتیجه آن‌ها می‌توانند عملکردهای مختلف افراد بسیاری را با هم هماهنگ و سازماندهی کنند تا کاری پیچیده را به سرانجام برسانند.
در حقیقت، مدیر به تمامی امور یک نظم خاصی می‌بخشد و از این نظم برای پیش بردن اهداف سازمان استفاده می‌کند.
برای درک این مطلب، بهتر است یک مثال واقعی بزنم برای شما عزیزان:
در سال 1394، مشغول فعالیت در یک شرکت خیلی قدرتمند در صنعت پوشاک بودم. مدیر عامل مجموعه یکسری دغدغه‌هایی داشت که هر یک از مدیران ارشد این سازمان، وظیفه داشتند تا به این موضوعات رسیدگی کرده و حل‌وفصل کنند، اما زمان زیادی می‌گذشت و تمامی کارها نصفه و نیمه انجام می‌شد و نتیجه مطلوب حاصل نمی‌شد.
از من خواستند تا این موضوع را بررسی کنم. زمانی که وارد جزئیات بیشتر کار شدم، دیدم مدیران هر واحد از دانش و تجربه خیلی خوبی برخوردار هستند، اما چیزی به اسم ماتریس هماهنگی بین واحدهای خودشان و بالا رتبه‌ها ندارند.
همین موضوع باعث می‌شد تا تمامی مسائل به صورت نصفه، معلق مانده و به نتیجه نرسد.
پیشنهادی که در آن سازمان دادیم و عملی کردیم این بود که برای مدیر عامل و سهامداران و شرکا و مدیران بالا رتبه آن شرکت یک کد تعریف کردیم.
در جدول ماتریس هماهنگی، هر شخص دارای یک کد بود با شرح وظایف، با چارت اجرایی و به همراه کسانی که اطلاع خواهند یافت.
به همین صورت ما هم یک برنامه‌ریزی دقیق‌تری برای امورات داشتیم و هم با ایجاد یک چارت، در حقیقت سازماندهی کردیم و توانستیم خیلی زودتر از چیزی که انتظارش را داشتیم به نتیجه برسیم.
پس ما همیشه با برنامه‌ریزی و سازماندهی کردن موضوعات، می‌توانیم به بهترین نتیجه برسیم.
3- بهترین افراد را انتخاب کنید
سوّمین عملکرد حیاتی، مدیریت ساماندهی افراد است.
توانایی شما در انتخاب بهترین افراد جهت کمک به شما به‌عنوان یک مدیر برای رسیدن به اهدافی که معین کرده‌اید، امری اساسی است. در بسیاری موارد، یک فرد ضعیف یا ناکارآمد در یک شغل کلیدی می‌تواند منجربه شکست کسب‌وکار شود.
4- فراگیری نحوه واگذاری کار به دیگران
چهارمین عملکرد حیاتی، واگذاری کارهاست. واگذاری کار، مهارتی حیاتی است که باید آن‌ها را یاد بگیرید، چون شما را قادر می‌سازد تا بهترین بازدهی را داشته باشید و کاری کنید که کارکنان شما به بهترین نحو سهم خود را در قبال کار ایفا کنند.
5- همیشه ناظر کارتان باشید
لازمه نظارت این است که افراد کاملاً در مورد توقعی که از آن‌ها دارید و استانداردهایی که تعیین کرده‌اید، شفاف باشند. سپس شما به‌طور منظم روند کار را کنترل می‌کنید تا مطمئن باشید کار به موقع و مطابق با استانداردی که تعیین کردید و به توافق رسیدید، انجام شود. وقتی افراد بدانند که شما به اندازه کافی به کار اهمیت می‌دهید و به‌طور منظم پیشرفت را کنترل می‌کنید، خیلی بهتر و بر طبق برنامه کار را انجام می‌دهند.
6- افراد را آگاه نگه دارید
ششمین عملکرد حیاتی مدیریت، گزارش است. زمانی که کاری انجام می‌دهید، یا وقتی که دچار مشکل یا معضلی می‌شوید، لازم است که افراد پیرامون شما از اوضاع، چه خوب و چه بد، با خبر باشند.
مکالمات بین شما و رئیس‌تان باید شفاف و مطابق با حقیقت باشد. برنامه‌ای مدون برای جلسات دونفره و رویارویی با رئیس خود داشته باشید تا همیشه رئیس خود را از کاری که انجام می‌دهید و چگونگی آن آگاه کنید.
همچنین در ارتباط بودن با همکاران و هم‌ردیفان خودتان هم لازم است افرادی که شما کنترلی بر آن‌ها ندارید اما باید از عملکرد شما آگاه باشند تا کار خود را در حد استاندارد انجام دهند.
7- معیارهای شفاف را معین کنید
هفتمین عملکرد حیاتی مدیریت، سنجش و ارزیابی است. همان‌طور که قبلاً ذکر شد، در این مرحله شما باید استانداردهایی شفاف برای خواسته‌های‌تان تعیین کنید تا تمام کارکنان دقیقاً بدانند چگونه عملکرد آن‌ها سنجیده می‌شود.
آیا شنیده‌اید: ⁽⁽ اگر قادر به اندازه‌گیری چیزی نباشید، نمی‌توانید آن را مدیریت کنید.⁾⁾ پس خودتان و کارمندان‌تان را وادار کنید برای هر فعالیتی عددگذاری کنند. خبر خوب این است که تمام کارهای تجاری قابل سنجش و ارزیابی هستند؛ البته معمولاً با سنجش‌های مالی. اگر سنجش‌های مالی در میان نباشد، قابل اندازه‌گیری با سایر معیارها هستند. کار شما این است که به افراد کمک کنید تا ارقام سنجش و ارزیابی درستی را برای انجام کارهای‌شان در موارد خاص انتخاب کنند. بنابراین، از امروز به بهبود این عملکردهای مهم مدیریتی (برنامه‌ریزی، سازماندهی، استخدام، واگذاری کارها، نظارت، گزارش و سنجش) بپردازید و خود را به‌طور مستمر وقف پیشرفتی دائم در هر یک از این زمینه‌ها نمایید.
تمامی این هفت مورد بالا، تک به تک تجربه‌های شخصی خودم بوده و اگر امروز این موضوعات به اشتراک گذاشته می‌شود، صرفا نظرات و تجارب شخصی اینجانب است و حتما استادان ارجمند در این صنعت خیلی پارامترهای دیگر برای مدیریت در ذهن خودشان دارند، اما این هفت مورد را بیشتر تصمیم داشتم که به صورت عامیانه بیان کنم تا جوانان سرزمین عزیزم ایران، بتوانند حتی خیلی کم هم که شده از این مطالب استفاده کنند. من به شخصه وظیفه اصلی خودم می‌دانم که به جوانان کمک کنم و آن‌ها را آگاه کنم تا در آینده بتوانیم دست به دست هم داده، در آینده‌سازی کشور عزیزمان به اندازه خودمان سهمی داشته باشیم.
همان‌طور که در مقالات قبلی هم چندین بار ذکر کرده بودم، شاید 10 سال پیش وسعت بازار، سطح آگاهی وعملکرد در صنعت خرده‌فروشی بدین شکل نبود و خیلی محیط بسته‌ای داشتیم و آزمون و خطاهای زیادی می‌کردیم، اما امروزه خیلی ساده می‌توانیم با یک سرچ کردن، به دنیایی از اطلاعات دست پیدا کرده و بهترین‌ها را جداسازی کنیم و در شغل خودمان الگو قرار دهیم.
شخصی که همیشه بخواهد برترین باشد، به بهترین‌ها فکر می‌کند و همیشه بی‌نظیرترین نتایج را هم کسب خواهد کرد.
اما شخصی که همیشه بخواهد بدون هیچ آگاهی و تجربه کردن‌ها، به بهترین‌ها برسد، هیچ وقت نمی‌تواند حتی یک نتیجه خیلی خیلی ساده هم از کار یا شغل یا بیزنس خود بگیرد.
جا دارد از بهترین مدیرهای زندگی خودمان که در وهله اول پدر و مادرمان هستند، تشکر ویژه‌ای داشته باشیم و من به شخصه کل زندگی‌ام را مدیون پدر عزیزم جناب آقای دکتر پرویز قدملی و مادر بزرگوارم هستم که همیشه در هر شرایطی بهترین‌ها را برای من خواستند و همیشه به من کمک کردند تا بتوانم روزهایی که زمین خوردم را جبران کنم و با انرژی خیلی بیشتر ادامه دهم. همچنین جا دارد از برادر عزیزم آقای آروین قدملی تشکر کنم که همیشه بزرگ‌تری کردند در حق من و همیشه قدردان ایشان هم هستم.
در آخر از آقای شاهرخ کشاورز عزیز تشکر می‌کنم که همیشه بستری فراهم می‌کنند تا بتوانیم در دنیای بزرگ تجارت طلایی، ذره‌ای از دانش خودمان را به اشتراک بگذاریم. ایشان همیشه زحمات زیادی برای صنعت خرده‌فروشی کشیده‌اند و بی‌منت به راه خود ادامه می‌دهند.
امیدوارم مطالب درج شده، کمکی به صنعت خرده‌فروشی کشور عزیزمان باشد.
